So entwickelt ihr eine lebendige Feedbackkultur im Team
Woran liegt das? Was passiert, wenn wir Feedback bekommen? Wie gelingt Feedback, das den anderen auch erreichen kann? Und wie könnt ihr als Team eine Feedbackkultur aufbauen, die euch wirklich weiterbringt? Die Antworten findet ihr hier.
Was genau ist Feedback?
Feedback geben bedeutet im Kern, jemandem eine Rückmeldung zu geben. Diese Rückmeldung folgt auf eine Situation, die der:die Feedbackgeber:in beobachtet hat und an der der:die Feedbackempfänger:in beteiligt war.
Feedback kann sich auf eine Sache beziehen (z. B. „Der letzte Beitrag auf Facebook wurde nur 9-mal geliked.“) oder auf eine Person (z. B. „Ich habe beobachtet, dass du dein Publikum beim Vortrag nicht angeschaut, sondern stattdessen nur auf dein Blatt geguckt hast.“). In der Regel wird mit Feedback eine Intention oder Idee verfolgt, wie das Feedback wirken soll. Ob diese Wirkung eintrifft, ist offen.
Warum ist Feedback in Teams so wichtig?
Feedback und das Johari-Fenster
Warum Feedback auch in Teams wichtig ist, kann modellhaft am Johari-Fenster gezeigt werden. Dieses wurde 1955 von Joseph Luft und Harry Ingham entwickelt. Es beschäftigt sich mit der menschlichen Wahrnehmung und teilt Persönlichkeitsmerkmale, Eigenschaften und Verhaltensweisen eines Menschen ein in „dem Menschen selbst bekannt/unbekannt“ sowie „dritten Personen bekannt/unbekannt“.
Feedback kann nun dazu verhelfen, mehr über sich selbst zu entdecken, d. h. den blinden Fleck einer Person zu vermindern. Das geschieht dadurch, dass andere der Person etwas über sie mitteilen, was ihr selbst bisher unbekannt ist.
Übersetzt für euch in den Teamkontext bedeutet das Johari-Fenster:
Ihr als Team könnt über die Entwicklung einer echten Feedbackkultur jedem einzelnen Teammitglied wertvolle Hinweise zu Persönlichkeitsmerkmalen, Eigenschaften oder Verhaltensweisen geben, die ihm:ihr nicht bewusst sind. Denn ihr verbringt ja eine Menge Zeit miteinander, die euch vielfältige Möglichkeiten für Beobachtungen gibt. Der blinde Fleck eines:einer jeden Einzelnen von euch kann durch das Teilen dessen, was ihr beobachtet habt und wie es gewirkt hat, verkleinert werden.
Die Situation: Stellt euch mal vor, Lena übernimmt regelmäßig die Vorstellung eurer Ergebnisse in übergreifenden Runden. Häufig wirkt sie dabei sehr unvorbereitet: sie hat ihre Zahlen nicht parat, sucht dann hektisch herum und erzählt vor lauter Verlegenheit während der Suche ziemlich viele irrelevante Sachen. Alle übrigen Menschen im Termin werden immer ungeduldiger, wirken genervt und sind von Mal zu Mal ungehaltener. Lena scheint das nicht zu bemerken.
Lena kein Feedback zu geben, wäre in mehrfacher Hinsicht nachteilig:
- Bekommt Lena das Feedback nicht von euch, sondern von Dritten, wird sie enttäuscht sein, dass ihr ihr das nicht schon früher gesagt habt. Die Vertrauensbasis in eurem Team bekommt einen Knick.
- Lena repräsentiert euer Team – ihr unkonzentriertes Verhalten färbt auf euch alle ab.
- Wenn nicht ihr als Team aktiv zur Verbesserung beitragt, kann es sein, dass das irgendwann von außen geschieht. Was wiederum euch in eine passive Rolle drängt.
- Lena hätte durch euer Feedback die Chance, an ihrer Außenwirkung zu arbeiten. Ohne Feedback fehlen ihr eventuell wichtige Anhaltspunkte dazu.
Ihr habt es in der Hand!
Denn ihr könnt die Situation drehen. Ihr gebt Lena ein Feedback. Und findet dann heraus, wie Lena die Sache sieht. Denkbar wären zum Beispiel die folgenden Sichtweisen von Lena (und noch weitergesponnen mögliche Handlungsoptionen):
- Lena könnte sich sehr unwohl fühlen bei Präsentationen dieser Art und ist schlichtweg nervös. Sie hat sich aber immer verpflichtet gefühlt, die Aufgabe zu übernehmen. Vielleicht übernimmt einfach ein anderes Teammitglied?
- Lena fällt es schwer, den Termin gut vorzubereiten, weil sie selbst die Informationen erst auf den letzten Drücker bekommt. Oder aber sie vor dem Termin so eingebunden ist in andere Termine, dass ihr keine Möglichkeit mehr zur Vorbereitung bleibt. Jetzt könnt ihr gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten suchen: Termin verschieben, Lena vor den Terminen freischaufeln, die Daten früher verfügbar machen…
- Lena hat die Runde bisher als sehr informell erlebt. Eure Sicht der Dinge hilft ihr, den Termin neu einzuordnen und ihre Rolle neu zu gestalten.
- …
Was ist jetzt passiert? Über euer Feedback ist Lenas blinder Fleck kleiner geworden. Sie hat ein besseres Gefühl für ihre Wirkung auf andere und ihre Rolle im Team. Ihr wiederum habt Neues über Lena gelernt, was euch vorher nicht bewusst war. Nämlich dass Lena sich zum Beispiel in solchen Situationen unwohl fühlt und sie nur aus Pflichtbewusstsein übernommen hat. Lena hat euch unbekanntes Wissen über sich selbst mitgeteilt und somit den öffentlichen, bekannten Bereich vergrößert.
Übrigens: Feedback kann den öffentlich bekannten Bereich vergrößern und den blinden Fleck verkleinern – muss es aber nicht! Es ist ja durchaus denkbar, dass dem:der Feedbackempfänger:in das beobachtete Verhalten bekannt ist, er:sie die Situation jedoch einfach anders bewertet. Damit wäre der blinde Fleck unverändert. Oder aber, dass der:die Feedbackempfänger:in seine:ihre Sichtweise nicht teilen möchte, sondern das Feedback nur hinnimmt. Damit wäre der euch öffentlich bekannte Bereich unverändert.
Die Vorteile von Feedback im Team
Wenn ihr als Team euch regelmäßig Feedback gebt, profitiert ihr von den folgenden Vorteilen:
- Lerneffekt des Einzelnen
Je mehr jede:r von euch über sich weiß, desto besser kann er:sie wirken. - Lerneffekt für das Team
Und gleichzeitig könnt ihr im Team eure Stärken besser einschätzen und einsetzen und bewusster mit euren Schwächen umgehen. Es folgt eine höhere Transparenz des Wissens im Team. - Vertrauensaufbau
Feedback als Beziehungsangebot ermöglicht das Erhellen von blinden Flecken, die Reaktion darauf die Vergrößerung des öffentlichen Raums. Beide Handlungen festigen das Vertrauen ineinander.
Feedback ist also wichtig, weil es – richtig gemacht – das Vertrauen im Team untereinander stärkt. Ihr könnt darauf vertrauen, dass das Team euch ehrlich Rückmeldung gibt und ihr dadurch sehr viel über euch und eure Wirkung lernen könnt.
Das WWW-Feedback als Basis – so geht’s
Das Prinzip des WWW-Feedbacks ist, einer anderen Person so Rückmeldung zu geben, dass er:sie es gut annehmen kann. Statt mit Du-Botschaften („Du bist…“) zu arbeiten, wird eine Beobachtung (= Wahrnehmung) geteilt. Außerdem wird die wahrgenommene Wirkung aufgezeigt. Schließlich wird in Form eines Wunsches ein Verbesserungsvorschlag gemacht. Ihr merkt: es geht nicht darum, jemandem anderen eine (vermeintliche) ‚Wahrheit‘ vorzuhalten. Sondern eine andere Sicht auf die Dinge. Dieser Blickwinkel ermöglicht dem:der Feedbacknehmer:in, das Feedback leichter anzunehmen und daraus einen Wert zu ziehen.
Die Struktur des WWW-Feedback ist also:
- Wahrnehmung mitteilen
- Wirkung aufzeigen
- Wunsch äußern
Für den Anfang kann es hilfreich sein, die Struktur durch die folgenden einleitenden Worte zu unterstreichen:
- „Ich habe beobachtet, …“ (Wahrnehmung)
- „Das hat bewirkt, …“
- „Ich wünsche mir, …“
Letztlich gibt es vielfältige Ausdrucksweisen, um zu markieren, dass es um den Blickwinkel des:der Feedbackgeberin geht. Wichtig ist, dass aus der Formulierung klar die Ich-Perspektive herauskommt.
Ein konkretes Beispiel für Feedback geben nach dem WWW-Feedback:
Wahrnehmung:
„Ich habe während der letzten 3 Planungs-Runden beobachtet, dass du kaum mitgemacht hast und sehr unkonzentriert warst.“
Wirkung:
„Deine Expertise, was die Machbarkeit der User Stories angeht, hat uns gefehlt. Wir haben uns in der Einschätzung verhauen und kommen irgendwie seitdem nicht mehr hin.“
Wunsch:
„Ich würde mich sehr freuen, wenn du dich wieder aktiv einbringst. Wenn es etwas gibt, wo ich dich unterstützen kann, sag mir gerne Bescheid.“
Feedback gut annehmen – warum ist das trotz aller Vorsätze so schwer?
Jeder kennt sie, die Menschen, die über sich sagen, dass sie für Feedback immer total dankbar sind und es als Geschenk annehmen. Auch in Unternehmen wird dieser Geist reingetragen. Viele Unternehmen bemühen sich darum, eine positive Feedbackkultur zu entwickeln. Und schnell wird eine Erwartungshaltung daraus, dass jede:r Feedback als Lernchance zu sehen hat. Blöd nur, wenn das so einfach nicht geht. Und ihr euch eventuell fragt, warum es bei euch noch nicht so ist?
Was passiert eigentlich bei uns, wenn wir Feedback bekommen?
Wenn wir verstehen, was eigentlich bei uns passiert, wenn wir Feedback bekommen, können wir auch einen hilfreicheren Umgang für uns finden.
Der Ausgangspunkt: unsere ‚heile‘ Welt
Zunächst einmal schauen wir uns an, wo wir uns vor dem Feedback befinden. Für uns alle gilt, dass wir in jeder Minute unseres Wirkens das uns gerade Bestmögliche machen. Wir haben für uns immer eine positive Absicht (echt!). Und: hinter jeder Handlung steht unser ganzes Leben, das zu dieser Handlung führt (ich weiß, tierisch dramatisch ausgeführt, jedoch ist es letztlich so). Wir agieren also in unserer Welt, wie wir sie verstehen, und geben uns mächtig Mühe, es nach bestem Wissen und Gewissen gut und angemessen zu machen.
Nun bekommen wir ein Feedback.
Der:die Feedbackgeber:in hat eine eigene Welt und auch hier wiederum steht hinter jeder Handlung ein ganzes Leben, das zu dieser Handlung führt. Wir bekommen nun ein Feedback, dass (mit großer Wahrscheinlichkeit) von unserem Weltbild abweicht.
Wir reagieren auf das Feedback.
Unsere erste Reaktion ist der Schutz unserer eigenen Welt. Je nach Abweichung von Eigen- und Fremdbild ist diese Schutzreaktion unterschiedlich heftig. Bemerkbar macht sich die Reaktion häufig sogar körperlich: wir können uns flau im Magen fühlen, vielleicht rauschen die Ohren, oder unser Herz schlägt schneller, eventuell bricht unsere Stimme, oder wir zittern… Unsere Gedanken rasen. Versuchen, das Gesagte einzuordnen. Und schalten zunächst einmal auf Abwehr, bis sie zu einer Einschätzung gelangt sind. Das kann unterschiedlich lange dauern. Diese möglichen körperlichen Symptome und die Abwehrhaltung bedeuten, dass das Feedback gerade piekst, dass es weh tut!
Beispielhafte Punkte, die noch einen Einfluss darauf haben können, wie heftig ihr auf das Feedback reagiert:
Punkte, die bei euch liegen
- Es handelt sich um ein Herzensthema von euch und es ist euch immens wichtig. Ihr habt alles gegeben und doch gibt es nun negatives Feedback.
- Bisher wart ihr sehr selbstbewusst und habt euch selbst als sehr gut aufgestellt in dem Bereich wahrgenommen – und das Feedback spiegelt das nicht wider.
- Das Feedback kommt von einer Person, die ihr nicht als kompetent in dem gefeedbackten Bereich einschätzt.
- Ihr hattet das Thema bisher überhaupt nicht auf dem Schirm und eigentlich wollt ihr euch damit auch nicht beschäftigen.
Punkte, die beim:bei der anderen liegen
- Mit welcher Absicht hat unser Gegenüber das Feedback gegeben? Wollte er:sie wirklich hilfreich sein?
- Ist sich unser Gegenüber bewusst, dass er:sie keine Wahrheit geteilt hat, sondern auch nur eine Perspektive? Eine, die seiner:ihrer Welt entspringt und keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit hat?
- Ist unsere Beziehung zum Gegenüber klar? Oder kreisen unsere Gedanken nun darum, ob der:diejenige uns überhaupt noch mag oder wir gar ‚angezählt‘ sind?
- Ist im Feedback enthalten, wie der:die Feedbackgeber:in das Verhalten bewertet oder müssen wir diese Bewertung selbst aus dem Gesagten heraus interpretieren (und tendenziell neigen wir dazu, eine schlechtere Bewertung herauszuhören, als tatsächlich gemeint war)?
- Ist das Gesagte überhaupt geeignet, als Feedback zu dienen (sprich: ist es konkret, anschaulich und grundsätzlich nachvollziehbar)?
Wichtig ist: in dieser emotionalen Phase der Abwehrhaltung können wir noch nicht sachlich und konstruktiv schauen, was an dem Gesagten uns weiterbringt und wie wir wirklich damit umgehen wollen. Daher: wartet unbedingt diese Abwehrphase ab, bevor ihr eure eigene Perspektive darlegt. Ansonsten springt ihr unbeabsichtigt in Verteidigungsrhetorik und Gegenangriff. Beides erschwert euch, den Blick nach vorne zu richten und potenziell wertvolle Aspekte des Feedbacks zu erkennen.
Was bedeutet das Wissen, was beim Feedback in uns passiert, für euch im Team?
- Feedback kann weh tun. Auch im Team. Nicht immer, aber die Wahrscheinlichkeit ist da. Das ist ein ganz normaler Vorgang.
- Wer weiß, dass auch das bestformulierte Feedback wehtun kann, geht als Feedbackgeber:in damit umso verantwortungsvoller um.
- Wer weiß, dass diese erste Reaktion auf Feedback völlig normal ist, geht als Feedbacknehmer:in damit viel gelassener um. Und kann Strategien entwickeln, schneller aus dem Schockmoment herauszukommen.
- Niemand sollte sich unter Druck setzen, Feedback als Geschenk betrachten zu müssen. Denn: lange nicht jedes Feedback ist als Geschenk verpackt! Und so manches Geschenk erweist sich erst viel später als wertvoll…
- Allerdings habt ihr im Team den Vorteil, euch ein gemeinsames Verständnis von Feedback zu erarbeiten. Und somit könnt ihr auch daran arbeiten, Feedback so zu geben, dass es wertvoll ist.
Auch positives Feedback kann pieksen
Auch (vermeintlich) positives Feedback kann weh tun. Denn natürlich können auch hier Sichtweisen und Weltbilder voneinander abweichen.
Anja: „Hallo Simon, darf ich Dir zur Zusammenarbeit im letzten Monat einmal ein Feedback geben? Deine Arbeit war immer pünktlich. Das hat mir sehr gefallen. Mach es gerne weiter so!“
Die Gefühle bei Simon sind im ersten Moment positiv. Doch direkt darauf nagt es an ihm: „Hm, sieht Anja denn gar nicht, dass ich mir manchmal ein Bein ausreißen muss, um es pünktlich hinzubekommen? Und noch viel wichtiger als die Pünktlichkeit ist doch wohl, dass alles immer in allerbester Qualität ausgeliefert wird. Und dass ich für viele Herausforderungen richtig kreative Lösungen finde. Und auch proaktiv Verbesserungsvorschläge mache…“
Bei Simon macht sich eine Unzufriedenheit breit. Im ersten Moment noch gefreut, ist das Feedback auf einmal nicht mehr treffend genug, denn es fehlen Simon noch wichtige Kriterien.
Möglichkeiten, die Simon nun hat: Fragen stellen! Und Anja seine eigene Perspektive mitteilen!
Simon: „Vielen Dank für das Feedback, Anja. In der Tat, um das alles immer pünktlich hinzubekommen, habe ich schon so manche Überstunde investiert. Weißt du das eigentlich?… Was mich noch interessieren würde:
- Du hast das pünktliche Abliefern hervorgehoben. Was passiert denn bei Dir, wenn mal nicht pünktlich abgeliefert würde?
- Mir ist die Qualität meiner Arbeit immer sehr wichtig: wie beurteilst Du die Qualität – und ist sie für Dich ebenso wichtig?
- Oftmals muss ich mir ganz schön etwas einfallen lassen, um ein tolles Ergebnis zu erzielen. Ist für Dich in solchen Fällen ein Unterschied erkennbar und wenn ja, worin liegt er?
- Ich bemühe mich sehr, mitzudenken. Daher kommen von mir ja auch häufig proaktiv Verbesserungsvorschläge. Passen die so oder wünschst Du es anders?“
Sprich: Simon kann und sollte die Gelegenheit des Feedbacks nutzen, nun auch wiederum seinerseits Punkte und Themen rund um den Gegenstand des Feedbacks anzusprechen, die für ihn wichtig sind. Denn wenn ein Punkt nicht angesprochen wird, bedeutet das nicht automatisch, dass dieser Aspekt nicht wahrgenommen oder nicht als wichtig empfunden werden. Sondern lediglich, dass dieser Punkt für die geteilte Perspektive in dem Moment nicht in Betracht gezogen wurde. Es könnte zum Beispiel auch so weitergehen:
„Ach, zur Qualität deiner Arbeit kann ich gerade gar nichts sagen, da das bei mir ja nur ein Durchlaufposten ist. Ich höre aber sehr gerne mal bei Andrea nach, bisher hatte ich den Eindruck, dass sie immer sehr zufrieden war.“
Oder aber so:
„Stimmt, ich habe oft schon gedacht, dass du wieder mal echt um die Ecke gedacht hast und damit das Ergebnis viel besser geworden ist. Zum Beispiel…“
Ihr seht: selbst positives Feedback kann irritieren oder aber weh tun. Hier hilft es, nachzuhaken und mehr über die Sichtweise eures Gegenübers zu erfahren!
Erweitertes WWW-Feedback: Damit euer Feedback besser ankommen kann
In Teams, die gerade ein sehr gutes Vertrauensverhältnis zueinander haben, mag die Struktur des WWW-Feedbacks für den Normalfall ausreichen. Wenn es jedoch um kritischere Themen geht, oder aber die Stimmung im Team gerade nicht gut ist, oder ihr einen aufkommenden Konflikt wittert, den ihr noch gar nicht greifen könnt, reicht diese Struktur nicht aus.
Folgende Elemente fehlen in der Basis-Struktur des WWW-Feedbacks noch, damit ihr euer Gegenüber auch wirklich erreichen könnt:
1. Magst du es hören?
Habt immer im Hinterkopf, dass das Anhören von Feedback freiwillig ist. Insbesondere, wenn ihr unverlangt Feedback anbietet, kann das auf wenig Gegenliebe stoßen. Vielleicht ist der:die andere gerade so mit anderen Dingen beschäftigt, dass er:sie dazu gar nichts hören mag. Oder er:sie hat sich schon eingehend mit dem Thema beschäftigt. Daher: fragt nach, ob der:die andere das Angebot annehmen mag.
„Hallo Timo, ich könnte dir ein Feedback zu deiner Präsentation geben. Magst Du es hören?“
„Sorry, da habe ich gerade gar keinen Kopf für. Jenny hat mir dazu auch schon was gesagt.“
So schwer es fällt: wenn euer Gegenüber kein Feedback erhalten möchte, dann müsst ihr das akzeptieren. Es hätte auch wenig Chancen, hilfreich zu sein.
Wenn ihr jetzt denkt: „Moment, aber es ist wichtig, dass Timo das Feedback bekommt! Er muss das das nächste Mal besser machen!“ – dann seid ihr in eine der Feedback-Fallen getappt. Das Angebot von Feedback ist immer freiwillig. Wollt ihr hingegen Kritik loswerden? Dann sucht den Rahmen eines Kritikgesprächs.
2. Passt es gerade?
Jemandem ein Feedback aus eigenem Antrieb anzubieten, kann schnell überrumpeln. Daher: überlegt euch, ob der Zeitpunkt des Ansprechens für den:die andere gerade passen könnte. Ein schlechter Zeitpunkt wäre z. B. kurz bevor der:diejenige sich ins Wochenende verabschiedet. Auch vor einem wichtigen Meeting, bei dem er:sie alle Konzentration braucht, ist kein Platz für ein Feedback.
Wenn ihr denkt, es könnte für die andere Person passen: fragt nach, ob dem auch tatsächlich so ist.
„Hallo Paula, ich möchte dir gerne ein Feedback zum Workshop von gestern geben. Magst du es hören und passt es gerade für dich?“
3. Wie stehen wir eigentlich zueinander? Und wie ist deine Meinung dazu?
Wenn jemand auf uns zukommt und uns sein Feedback anbietet, wird uns häufig direkt mulmig. Immerhin haben wir schon Erfahrung sammeln können damit, dass Feedback häufig piekst. Wir stellen uns der Sache und der:die Feedbackgeber:in legt los. Sogar vorbildlich nach dem WWW-Feedback.
Und doch hören wir nur halb zu. Weil wir fieberhaft überlegen, was das Feedback uns über unsere Beziehung und die Bewertung der Person sagen will.
- Was bedeutet es für unsere Beziehung zum:zur Feedbackgeber:in? Mag er:sie uns noch?
- Was genau denkt er:sie darüber – ist es gut oder schlecht?
Denn während das WWW-Feedback eine explizite Auskunft über die Sachebene (Wahrnehmung) und die Appellebene (Wunsch) enthält, ist das nicht der Fall für die Beziehungs- und die Selbstauskunftsebene (mehr zu den 4 Seiten einer Nachricht kommt demnächst in einem Beitrag zum Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun). Da es nicht explizit ausgesprochen ist, suchen wir danach – zwischen den Zeilen, in Mimik und Gestik des anderen, auch ziehen wir alle Begegnungen und Kommunikation der letzten Zeit heran.
Was dagegen hilft? Ihr als Feedbackgeber:in sprecht sowohl die Beziehungs- als auch die Selbstauskunftsebene im Feedback an.
Wie stehen wir zueinander?
„Wir haben uns jetzt 2 Monate gar nicht mehr persönlich gesprochen. Unser Austausch fehlt mir und ich würde da gerne wieder regelmäßig anknüpfen.“
oder aber
„Wir sind ja in letzter Zeit echt oft aneinander geraten. Mir ist sehr daran gelegen, dass wir das hinbekommen. Eigentlich müssten wir uns mit unseren Stärken richtig gut ergänzen.“
Nun weiß der:die Feedbackempfänger:in, was der:die andere über die Beziehung denkt.
Wie ist meine Meinung dazu?
„Mich hat deine Äußerung verletzt, im Nachhinein habe ich mich auch geärgert. Und gleichzeitig denke ich, dass dir das gar nicht bewusst ist.“
oder aber
„Ich habe mich sehr darüber gefreut, dass du aus dir herausgekommen bist. Das war für mich der wichtigste Punkt.“
Achtung! Nicht umsonst wird häufig davor gewarnt, eine Bewertung ins Feedback einfließen zu lassen. Denn wenn diese allgemeingültig geäußert wird (z. B. „Dein Verhalten ist rücksichtslos“), wird wieder der Schutz- und Abwehr-Mechanismus angeheizt. Und gleichzeitig ist diese Bewertung ja NICHT WAHR. Sondern lediglich die Meinung des Feedbackenden. Daher: Kennzeichnet, dass es sich um eure eigene Meinung bzw. Bewertung der Situation handelt, die keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit hat. „Auf mich hat dein Verhalten rücksichtslos gewirkt, ich habe mich in dem Moment geärgert.“ Das ermöglicht dem:der Feedbackemfpänger:in, seine:ihre Perspektive daneben zu stellen und zu reflektieren.
4. Den anderen sprechen lassen!
Oftmals wird empfohlen, als Feedbacknehmer:in Feedback hinzunehmen, nichts darauf zu äußern und dann im Nachhinein zu schauen, was vom erhaltenen Feedback hilfreich für einen selbst ist. Der Gedanke dahinter ist, dass nicht als Reaktion das Abwehrprogramm abgespielt wird. Mit Rechtfertigung, Angriff, Wechsel von der Sach- in die Gefühlsebene, etc. Und in der Tat wäre das Abspielen des kompletten Abwehrprogramms nicht hilfreich.
Was genau ist dann an der Empfehlung, auf Feedback nichts zu erwidern, schwierig?
- Diese Empfehlung unterstellt, dass es nicht gelingen kann, die Abwehrreaktion zu kennen und für sich selbst minimal zu halten.
- Sie unterstellt, dass Feedback nicht so gelingen kann, dass der:die andere es auch gut annehmen kann.
- Gerade, wenn Teammitglieder sich gegenseitig feedbacken, entsteht der eigentlich kreative Lösungsraum erst dann, wenn zwei oder mehr Perspektiven geteilt werden und sich gegenseitig befruchten können.
- Feedback ist von seiner Natur her ein Beziehungsangebot. Es nur hinzunehmen, auch wenn ich das Gefühl habe, ich möchte dazu etwas sagen, verhindert die Begegnung auf Augenhöhe. Oftmals entsteht ein Gefühl der Unfairness.
Also ist nun der:die Andere dran! Natürlich nur, wenn er:sie es auch will. Hört zu, was er:sie zu dem Feedback zu sagen hat. Als Feedbacknehmer:in, der:die nun an der Reihe ist: bitte das Feedback nicht bewerten („Das ist Käse, was du sagst.“), sondern die einzelnen Punkte aufgreifen und die eigene Sichtweise daneben stellen. Es liegt an euch, den weiteren Verlauf zu gestalten. Wollt ihr gemeinsam weitere Optionen erörtern? Oder belasst ihr es danach dabei?
5. Mini-Feedback-Retrospektive
Um zu überprüfen, ob das Feedback in der gegebenen Form auch als angemessen empfunden wurde, hilft fragen.
„War das Feedback so für Dich in Ordnung?“
Es geht hier darum, den gerade durchlaufenen Prozess des Feedback anzuschauen. Gibt es hier Möglichkeiten, es besser zu machen?
Die Struktur des erweiterten WWW-Feedbacks
Mit den vorgenannten Elementen gebt ihr also ein erweitertes WWW-Feedback. So könnt ihr die Chancen wesentlich erhöhen, dass euer Feedback so gut wie möglich euer Gegenüber erreichen kann. Das Ganze sieht dann so aus:
4 Strategien, die euch helfen, Feedback anzunehmen
1. Rückfragen stellen oder paraphrasieren
Ihr habt gerade ein Feedback erhalten und bemerkt eure Abwehrreaktion. Nun könnt ihr erst einmal die folgende Strategie nutzen, um Zeit zu gewinnen und den neuen Blickwinkel ankommen zu lassen: stellt Rückfragen! Lasst euch genauer erklären, wie es gemeint ist. Bittet um mehr Beispiele. Lasst weiter ausführen, wie genau die Verbesserungsvorschläge oder Wünsche für die Zukunft gedacht sind. Alternativ versucht, das Gesagte in eigenen Worten widerzuspiegeln und dadurch zu überprüfen, ob ihr es richtig verstanden habt.
Diese Zeit reicht in der Regel aus, um eure eigene Schutzreaktion zu verarbeiten und wieder in einen Modus zu kommen, konstruktiv mit dem neuen Blickwinkel umzugehen. Solltet ihr noch mehr Zeit brauchen: schlagt vor, dass ihr bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückkommt.
2. Euch bedanken
Der:die Feedbackgeber:in hat durch das Feedback zum Ausdruck gebracht, dass ihr wichtig für ihn:sie seid. So wichtig, dass er:sie euch an seiner:ihrer Perspektive teilhaben lassen will. Das Feedback ist also durchaus als Beziehungsangebot zu verstehen. Wenn ihr wollt, könnt ihr euch für dieses Beziehungsangebot bedanken. Diese Wertschätzung des Beziehungsangebots durch ein Danke kann ganz unabhängig davon sein, ob ihr das Feedback selbst als wertvoll erachtet oder nicht.
3. Den Wert für euch selbst erkennen
Zumeist könnt ihr den Wert des Gesagten für euch selbst relativ schnell erkennen. Ihr habt ein recht gutes Gespür dafür, ob das Feedback dabei hilft, euch zu verbessern und zu lernen. Macht euch Notizen, was euch gerade dazu durch den Kopf geht. Und natürlich können euch noch im Nachhinein gute Einfälle rund um das Feedback kommen.
Was habe ich gerade Neues über mich gelernt?
Was ihr immer zusätzlich durch ein Feedback erfahrt: mehr über euer Gegenüber! Denn mit dem Feedback teilt sich der:die Feedbackgeber:in euch mit. Ihr habt nun Einblick in seine:ihre Welt erhalten. Nehmt euch kurz die Zeit, darüber nachzudenken.
Was habe ich gerade über meine:n Feedbackgeber:in gelernt?
Gerade im Teamkontext könnt ihr so mehr Verständnis füreinander entwickeln.
4. Eure Sichtweise teilen – wenn ihr wollt
Wenn ihr dann genug Zeit hattet, eure Gedanken zu ordnen, habt ihr die Möglichkeit, eure Sichtweise darzulegen. Es obliegt euch, ob ihr davon Gebrauch machen wollt!
Eure Sichtweise zu teilen ist immer dann empfehlenswert, wenn…
- ihr das Gefühl habt, ihr könnt im weiteren Gespräch noch mehr aus dem Feedback herausholen. Nämlich gemeinsam mit dem:der Feedbackgeber:in und beiden Sichtweisen eine noch bessere Vorgehensweise für die Zukunft finden.
- Auch kann es sinnvoll sein, eure Sicht der Dinge darzulegen, wenn ihr weiter miteinander zu tun habt (wie zum Beispiel im gleichen Team). Insbesondere, wenn ihr eine andere Meinung habt. Denn dann fragt sich euer Gegenüber nicht „Mensch, ich habe doch dazu Feedback gegeben, warum ändert sich nichts?“ – sondern kennt eure gegenläufige Meinung.
Ein Teilen Eurer Sichtweise ist hingegen nicht notwendig, wenn…
- ihr einschätzen könnt, dass nicht noch mehr dabei rumkommt, etwa, weil euch der:die Feedbackgeber:in gar nicht wirklich kennt und ihr das Feedback so schon komplett nachvollziehen könnt.
- Oder aber es euch schlichtweg nicht wichtig ist, euch dem:der Feedbackgeber:in mitzuteilen.
Feedback-Übung: In 6 Schritten in eurem Team eine Feedbackkultur entwickeln
So könntet ihr Feedback trainieren: die unzuverlässige Methode
Ihr könntet euch vornehmen, in den nächsten 4 Wochen jede:r mindestens 2 x ein Feedback zu geben. Habe ich schon mal als Hausaufgabe eines Agile Coaches an das Team erlebt. Ratet mal: diese ‚Hausaufgabe‘ wurde leidlich bis nicht umgesetzt.
Warum? Hier haben wir schon die erste Hemmschwelle, die regelmäßig verhindert, dass es tatsächlich zu einer Feedbackkultur kommt: Selbst ungebeten alle anderen zu beobachten, auf der Suche nach etwas, was wichtig genug ist, um es im Rahmen eines Feedbacks anzubieten. Sich den Aufbau zu überlegen, einen geeigneten Zeitpunkt abzupassen und dann auf die Person zugehen… Das braucht einiges an Mumm. Wenn sich dafür eine Gelegenheit bietet, nur zu! Doch um im Team mit dem Feedback-Thema erfolgversprechend zu starten, braucht es für den Anfang ein wenig mehr Struktur.
So bekommt ihr mit Struktur ein richtig gutes Feedback-Training hin
1. Schritt: Lernt zunächst zusammen, was gutes Feedback im Team ausmacht.
Es reicht nicht, wenn es nur einer oder wenige können. Alle im Team sollten dasselbe Verständnis haben. Ihr könnt in Eigenregie lernen – das nötigste Wissen dafür findet ihr ja zum Beispiel in diesem Blog-Beitrag. Gerne biete ich euch alternativ im Rahmen eines Kurz-Workshops an, euch innerhalb von 4 Stunden richtig fit in dem Thema zu machen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die Wahrscheinlichkeit, einen guten Lernerfolg zu erzielen, deutlich erhöht wird.
2. Schritt: Vereinbart einen Zeitraum für eure erste Übungsrunde.
Der Zeitraum soll so lang sein, dass auch jeder zum Zug kommt. Und doch so kurz, dass ihr auch wirklich ins Tun kommt. In der Regel passt ein Zeitraum von 3-4 Wochen ganz gut.
3. Schritt: Überlegt euch jede:r ein konkretes Thema, zu dem ihr Feedback erhalten möchtet.
Denkt zum Beispiel daran, wenn ihr eine Präsentation haltet. Oder eine bestimmte Aufgabe erledigt. Oder bittet darum, zu beobachten, wie ihr in Teamrunden wirkt. Geeignet sind alle Anlässe, zu denen euch eine Außenperspektive für eure eigene Entwicklung hilfreich erscheint. Schaut, dass jede:r im Team ein Feedback bekommt und eines gibt.
4. Schritt: Nun folgt die Übungsphase
Gebt euch Feedback, zunächst im 1:1-Kontext! Baut das Feedback wie folgt auf:
- Als Feedbackgeber:in: Bereitet euch sorgfältig auf euer Feedback vor. Macht euch stichwortartig Notizen. Habt im Hinterkopf, dass euer Feedback potenziell wehtun kann und dass sein einziges Ziel ist, für den:die Feedbacknehmer:in hilfreich zu sein.
- Verabredet einen Zeitpunkt und Ort für das Feedback.
- Geht kurz auf eure Beziehung zueinander ein. Formuliert das Feedback nach den erweiterten WWW-Grundsätzen.
- Als Feedbacknehmer:in: lasst das Feedback einen Moment lang sacken. Und dann überlegt euch Fragen, die euch helfen, das Feedback noch besser zu verstehen.
- Falls ihr als Feedbacknehmer:in das Gefühl habt, eure Perspektive könnte den Sachverhalt erhellen und euch gemeinsam dazu befähigen, eine bessere Lösung zu finden: teilt eure Sichtweise und stellt ggfs. gemeinsam weitere Überlegungen an.
5. Schritt: Übungs-Retro
Nachdem alle Teammitglieder jede Feedback-Seite mindestens einmal erfahren haben: besprecht im Team, was euch leicht gefallen ist und womit ihr noch zu kämpfen hattet. Überlegt, wie ihr weiter vorgehen wollt: geht ihr in die nächste Übungsrunde? Oder macht ihr mit Schritt 6 weiter? Mein Tipp: macht das erst, wenn ihr schon in unterschiedlichen Konstellationen gefeedbackt habt und wurdet.
6. Schritt: In den Alltag einbauen
Sobald ihr das Gefühl habt, ihr könntet auch ohne die feste Verabredung erreichen, euch regelmäßig Feedback zu geben, könnt ihr natürlich auch in eine freie Form übergehen. Baut dann die folgende Frage regelmäßig in eure Team-Retros ein: Haben wir uns in der letzten Zeit ausreichend Feedback gegeben? Das lässt euch ein Gefühl dafür entwickeln, ob ihr hier wieder aktiver werden könnt.
Welchen Wert hat diese Übung für euch? Ein Feedback mit konkretem Auftrag zu geben ist für den ersten Schritt sehr viel einfacher, als von sich aus ‚ungebeten‘ mit der Sprache rauszurücken. Ihr lernt, Feedback zu geben und anzunehmen. Dadurch, dass ihr euch aussucht, zu welchem Thema ihr gefeedbackt werdet, steuert ihr automatisch den potenziellen Wert des Feedbacks für euch. So steigert ihr die Wahrscheinlichkeit, dass ihr das Feedback als etwas Wertvolles annehmen könnt. Und so kommt ihr über gezieltes Üben und Reflektieren automatisch zu einer weiterbringenden Feedbackkultur in eurem Team.
Und wenn ihr das Gelernte nun noch auf eure Feedbackrunden übertragt, seid ihr noch mal einen Schritt weiter und beim Thema Feedback macht euch so schnell keiner was vor!
Feedback-Fehler: Wenn ihr in diese 5 Fallen tappt, geht es nach hinten los!
Falle Nr. 1: Ihr glaubt, eure Sichtweise ist die einzig wahre
Mit dieser Einstellung denkt erst gar nicht daran, ein Feedback zu geben. Seid vorbereitet darauf, dass der:die Feedbackempfänger:in eine ganz andere Sicht auf die Dinge hat. Und Rückfragen hat. Anderer Meinung ist. Und schon gar nicht zur selben Schlussfolgerung kommt wie ihr. Habt immer im Kopf: es geht beim Feedback um individuelle Wahrnehmungen, nicht etwa um Wahrheiten!
Falle Nr. 2: Ihr wartet darauf, dass euer Feedback ‚umgesetzt‘ wird
„Jetzt habe ich ihm das schon so oft gesagt, und er ändert einfach nichts!“ – finde den Fehler. Sehr wahrscheinlich sieht euer Gegenüber die Sache einfach anders.
Tipp: Gerade bei Feedback im Team ist es hilfreich, darüber zu sprechen, wenn ihr als Feedbacknehmer:in eine andere Meinung habt oder aber einen anderen Lösungsweg verfolgt. Denn auch wenn der:die Feedbackgeber:in keinen Anspruch auf Umsetzung hat, so hat er:sie sich doch die Mühe eines Feedbacks gemacht. Und da ihr weiter im Team zusammenarbeitet, kann eine kurze Stellungnahme Irritationen vorbeugen und für klare Verhältnisse sorgen.
Falle Nr. 3: Ihr verpackt eine Erwartungshaltung oder eine Anweisung als Feedback
Wenn ihr zum Schluss des Feedbacks einen Wunsch äußert: denkt daran, es ist ein Wunsch! Erfüllung nicht garantiert – in Gänze oftmals sogar unwahrscheinlich! Solltet ihr beabsichtigen, eine Forderung, Erwartungshaltung oder eine Anweisung zu äußern, an die Konsequenzen geknüpft sind, verschleiert diese nicht als Feedback. Die Versuchung ist groß! Klingt es doch so viel netter, weicher und ist einfacher hervorzubringen. Nur müsstet ihr euch dann nicht wundern, wenn nix passiert (weil: ein Feedback anzunehmen ist ja freiwillig, und ihr habt ja ein Feedback gegeben). Oder dass eure Vertrauensbeziehung leidet (denn euer Gegenüber merkt sehr wohl, dass ihr euch davor drückt, Unangenehmes offen heraus anzusprechen).
Falle Nr. 4: Eure Motivation für das Feedback entspringt eurem Ego
Falls ihr vorhabt, jemandem mit einem schlechten Feedback eins reinzuwürgen, oder aber ihr verfolgt ganz eigene Ziele und die Umsetzung eures im Feedback formulierten Ratschlags käme nur euch selbst prächtig gelegen – forget about it! Das hat mit Feedback nichts mehr zu tun und vergiftet nur euer Miteinander.
Falle Nr. 5: Euer Feedback ist schwammig, verallgemeinernd und unkonkret
Damit euer Gegenüber das Feedback überhaupt annehmen kann, muss er:sie es nachvollziehen können. Und das funktioniert nur, wenn ihr auch Situationen und Beispiele parat habt, die Grundlage für eure Beobachtung und Schlussfolgerung sind. Alles, was nur schwammig formuliert ist, Sachverhalte verallgemeinert oder unkonkret ist, lässt das Gegenüber im besten Fall ratlos, im schlimmsten Fall mit dem Gefühl, unfair behandelt worden zu sein, zurück.
Fazit: Mit Feedback in Teams zu mehr Vertrauen und besseren Ergebnissen
Feedback gibt euch als Team die Möglichkeit, ganz aus eigener Kraft immer besser zu werden. Denn ihr nutzt, was ihr eh schon im Miteinander erlebt, indem ihr es als Beobachtung und Sichtweise teilt. Damit ihr das Potenzial von Feedback voll ausschöpfen könnt, solltet ihr alle ein gemeinsames Verständnis über gutes Feedback aufbauen. Mit dem erweiterten WWW-Feedback habt ihr eine Struktur, die euch dabei hilft. Ihr könnt nun trainieren, gutes Feedback zu geben und auch anzunehmen. Ihr startet am besten damit, Feedback in seiner leichtesten Form zu geben: nämlich zu ausgewählten Themen, zu denen ihr gezielt um Feedback bittet. Später werdet ihr Feedback auch gut geben können, ohne konkret damit beauftragt worden zu sein. Weil ihr geübt und reflektiert habt, wie ihr für euch im Team den größten Wert aus Feedback herausholen könnt.
Mit den Ausführungen in diesem Artikel solltet ihr als Team schon ein ganzes Stück weiter Richtung nachhaltiger Feedbackkultur kommen. Wenn ihr das Thema noch lebendiger im Rahmen eines Workshops mit mir angehen wollt, nehmt gerne mit mir Kontakt auf!
Bei welchen Themen rund um das Thema Feedback in Teams kann ich euch unterstützen? Wo seht ihr bei euch noch Handlungsbedarf?
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